Stok takibi nasıl yapılır? Örnek tabloyla başlangıç

Önce ürünlerin dilini ortaklaştırın

Aynı malzeme bir kişi tarafından “vida”, başka biri tarafından “4 mm vida” olarak yazılıyorsa toplamlar ayrışır. Her ürüne tek bir kod verin; adını, ölçüsünü ve birimini ayrı alanlarda tutun. Birbirinin yerine kullanılamayan ürünlere aynı kodu vermeyin.

Kutuyla alınan ürünü adetle tüketiyorsanız kutunun kaç adet içerdiğini tanımlayın. “İki kutu çıktı” kaydı, kutu içeriği değiştiğinde belirsizleşir. Birden fazla depo varsa ürün kodunu çoğaltmak yerine depo alanı ekleyin.

Excel stok takip tablosunda hangi alanlar olmalı?

Bir sayfayı ürün listesine, diğerini hareketlere ayırabilirsiniz. Her giriş veya çıkış yeni bir satır olsun. Önceki toplamın üzerine yeni toplamı yazmak geçmişi kaybettirir. Aşağıdaki noktalı virgülle ayrılmış satırlar, tabloya aktarılabilecek temsili bir örnektir:

Tarih;Ürün kodu;Depo;İşlem;Giriş;Çıkış;Birim
16.09.2026;MLZ-01;Ana depo;Açılış;100;0;adet
17.09.2026;MLZ-01;Ana depo;Kullanım;0;12;adet
18.09.2026;MLZ-01;Ana depo;İade;2;0;adet

Örnekte kayıtlı stok 90 adettir; bu gerçek işletme verisi değildir. Kaydı destekleyen belge numarasını ve sorumlu kişiyi de kendi tablonuza ekleyin. Excel’in filtrelenebilir tablo yapısı, belirli ürünün hareketlerini bulmayı kolaylaştırabilir.

Sayım farkı çıkarsa ne yapmalısınız?

Kayıt 90, sayım 88 gösteriyorsa açılış miktarını 98 yapmayın. Önce kaydedilmemiş çıkış, yanlış depo, iade veya birim dönüşümü olup olmadığını araştırın. Sayımın yapıldığı an ile son hareketin zamanı aynı kapsamda olmalı; sayım sürerken ürün çıkmış olabilir.

Farkın nedeni bulunduğunda düzeltmeyi açıklamasıyla kaydedin. Bulunamadığında da sayım tarihini, farkı ve kontrol eden kişiyi koruyun. İz bırakmadan toplam değiştirmek sonraki kontrolde aynı sorunu yaşatabilir.

Excel ne zaman yeterli, yazılım ne zaman gerekli?

Az sayıda hareket ve açık sorumluluk düzeniyle tablo başlangıç için iş görebilir. Kararı yalnızca ürün sayısına bağlamayın. Eş zamanlı giriş, depolar arası aktarım veya yetki yönetimi zorlaşıyorsa ihtiyacınızı yeniden değerlendirin.

Orninsaat’ın kapsamı stok kayıtlarını proje ve saha işleriyle birlikte ele alır. Ancak barkod cihazı, muhasebe bağlantısı veya özel onay kuralı için hazır destek varsaymayın. Görüşmede kendi giriş, çıkış ve düzeltme örneğinizi gösterin.

Stok takibinde sık sorulan sorular

Her ürün için barkod gerekli mi? Kendi ürün kodunuzla başlayabilirsiniz. Barkod bir veri giriş yöntemi olabilir; ürün ve birim tanımının yerini tutmaz.

Eksi stok ne demektir? Kayıtta çıkışın mevcut miktarı aştığını gösterir. Geç girilen alış, yanlış tarih veya ürün seçimi gibi nedenleri inceleyin.

Depolar arası taşıma satış mıdır? Hayır. Kaynak depodan çıkış ile hedef depoya girişi ilişkilendirin. Aynı hareketi birbirinden kopuk kaydetmek toplam stokta hata doğurabilir.